Aprire una società: come scegliere la sede legale prima del notaio

Come prepararsi alla costituzione di una nuova società

15 Ottobre 2026 @ 12:45 - Domiciliazione

Quando si costituisce una società, uno dei primi elementi ed aspetti da decidere è dove eleggere la sede legale. Il notaio la chiede per redigere l’atto, il Registro delle Imprese la iscrive e da quel momento diventa l’indirizzo ufficiale dell’azienda: compare in visura, sulle fatture e in tutte le comunicazioni con gli enti. Sceglierla in fretta, magari indicando l’indirizzo di casa o un recapito trovato all’ultimo minuto, è uno degli errori più comuni e più fastidiosi da correggere dopo.

In questa guida vediamo quando va scelta la sede, cosa serve davvero prima dell’atto, cosa cambia in base alla forma societaria e in che ordine muoversi per arrivare all’iscrizione con un indirizzo solido.

Perché la sede legale va decisa prima della costituzione

La sede legale non è un dettaglio da sistemare dopo: entra nei documenti costitutivi della società. Nelle società di capitali l’atto costitutivo deve indicare il comune in cui ha sede la società, mentre l’indirizzo completo viene comunicato al Registro delle Imprese con la domanda di iscrizione.

Questa distinzione ha una conseguenza pratica importante. Se nell’atto compare solo il comune, un futuro spostamento all’interno dello stesso comune si gestisce con una pratica più semplice. Se invece nell’atto viene scritto l’indirizzo completo, come accadeva in passato, ogni cambio richiederà di modificare l’atto, con il notaio e i relativi costi aggiuntivi. Ne abbiamo parlato nella guida su come cambiare la sede legale.

Decidere prima significa quindi due cose: scegliere il comune giusto per l’atto e arrivare all’iscrizione con un indirizzo che la società ha già titolo a usare, senza soluzioni provvisorie.

Il contratto di domiciliazione per una società da costituire

Qui sorge spesso un dubbio: come si firma un contratto di domiciliazione per una società che ancora non esiste? La risposta è nel codice civile, che prevede proprio la figura di chi agisce in nome e per conto di una società da costituire.

Chi firma: il fondatore, per conto della costituenda società

Il contratto si firma prima dell’atto costitutivo, con la persona fisica che promuove la costituzione: di solito il futuro socio fondatore, o amministratore. Nel contratto questa persona dichiara di agire in nome e per conto della costituenda società, indicata con la denominazione che avrà, ad esempio «Mario Rossi, in nome e per conto della costituenda Alfa S.r.l.».

Nel contratto si definiscono fin da subito indirizzo, canone annuale, servizi inclusi (gestione della posta, ritiro degli atti, targa, eventuali scansioni) e modalità di pagamento.

Chi è responsabile prima dell’iscrizione

Finché la società non è iscritta al Registro delle Imprese non ha ancora personalità giuridica. Per questo l’articolo 2330 del codice civile, applicabile anche alle srl, stabilisce che delle obbligazioni assunte prima dell’iscrizione rispondono personalmente, in modo illimitato e solidale, coloro che hanno agito in nome della società. Con loro rispondono anche il socio unico fondatore e i soci che hanno deciso, autorizzato o consentito l’operazione.

In pratica: fino all’iscrizione, chi firma il contratto di domiciliazione ne è garante in prima persona. È bene saperlo e concordare con i futuri soci chi firma e chi sostiene i costi iniziali.

Dopo l’iscrizione: la società subentra

Una volta iscritta, la società può approvare l’operazione compiuta per suo conto. Da quel momento ne risponde anche la società, che è tenuta a sollevare chi aveva firmato. Si completano quindi i dati del contratto con partita IVA, codice fiscale e dati di fatturazione, e i servizi proseguono a nome della società: posta, notifiche e targa con la ragione sociale.

E il notaio?

In genere il notaio si concentra sull’atto costitutivo e non approfondisce il titolo o la disponibilità della società sull’indirizzo indicato. Questo però non sposta la responsabilità: indicare un indirizzo che la società non ha titolo a usare la espone a notifiche perse, contestazioni e, nei casi peggiori, al rischio di una sede considerata fittizia. Arrivare dal notaio con il contratto già firmato è il modo più semplice per evitarlo.

Come scegliere l’indirizzo giusto

La sede legale accompagnerà la società per anni, quindi conviene valutarla con gli stessi criteri che useresti per un ufficio. I punti da verificare sono pochi ma decisivi:

• Presidio reale: una reception con personale che ritira raccomandate e atti giudiziari e ti avvisa di ciò che arriva.
• Valore legale: la domiciliazione della sede legale non è un semplice recapito commerciale, e non tutti i fornitori sono attrezzati per gestirla.
• Reputazione dell’indirizzo: evita indirizzi saturi di società o legati a offerte troppo economiche. Abbiamo raccolto gli errori più comuni in dove non eleggere la sede legale.
• Altri servizi nello stesso luogo: uffici a ore e sale riunioni disponibili quando servono danno sostanza alla sede.
• Condizioni chiare: canone, servizi inclusi e costi extra definiti nel contratto, prima dell’atto.

Srl, srls e altre forme: cosa cambia

Il percorso cambia in parte in base alla forma giuridica scelta:

• Srl e spa: l’atto costitutivo, redatto dal notaio, indica il comune della sede; l’indirizzo completo viene comunicato con l’iscrizione al Registro delle Imprese.
• Srl semplificata (srls): si costituisce con un atto a modello standard davanti al notaio. Anche qui la sede va decisa prima, e valgono le stesse attenzioni sull’indirizzo.
• Società di persone (snc, sas): la sede è indicata nei patti sociali, quindi un successivo spostamento richiede in genere di modificarli. Un motivo in più per scegliere bene fin dall’inizio.
• Ditta individuale: non c’è un atto costitutivo né un notaio. La sede dell’attività si comunica direttamente con l’iscrizione al Registro delle Imprese; il domicilio fiscale del titolare resta però legato alla sua residenza.

Statuti e situazioni particolari possono prevedere regole diverse: confrontati sempre con il notaio o il commercialista che segue la costituzione.

Passo dopo passo: dalla scelta dell’indirizzo all’iscrizione

1. Scegli la forma giuridica e il comune in cui avrà sede la società.
2. Confronta le sedi disponibili e scegli l’indirizzo in base a presidio, servizi e condizioni.
3. Firma il contratto di domiciliazione come fondatore, in nome e per conto della costituenda società.
4. Vai dal notaio per l’atto costitutivo, indicando il comune
5. Completa l’iscrizione al Registro delle Imprese con l’indirizzo della sede: di solito se ne occupa il notaio o il commercialista. La società ottiene partita IVA e codice fiscale.
6. Comunica il nuovo indirizzo alla banca e inseriscilo su fatture, sito web e documenti aziendali.

Gli errori da evitare

• Scrivere nell’atto costitutivo l’indirizzo completo della sede senza necessità: ogni futuro spostamento richiederà il notaio e quindi un atto pubblico.
• Usare l’indirizzo di casa per fretta: diventa pubblico in visura e spostarlo dopo costa tempo e denaro.
• Indicare un indirizzo senza un contratto con chi lo mette a disposizione: è la premessa di notifiche perse e contestazioni.
• Non chiarire chi firma prima dell’iscrizione: fino ad allora ne risponde personalmente chi ha agito per la società, quindi va deciso con i futuri soci.
• Scegliere solo in base al prezzo: un recapito senza presidio o con cattiva reputazione si paga dopo, in credibilità e problemi.

In sintesi

La sede legale di una nuova società va scelta e contrattualizzata prima dell’atto costitutivo: il contratto di domiciliazione legale lo firma il fondatore o promotore, in nome e per conto della costituenda società, rispondendone personalmente fino all’iscrizione. Indicare nell’atto solo il comune, scegliere un indirizzo presidiato e chiarire con i soci chi firma sono i tre accorgimenti che ti evitano di dover rimettere mano all’a atto costitutivo dopo pochi mesi.

FAQ

Domande e risposte frequenti sulla sede legale di una nuova società
Domiciliazioneroma.com

Il contratto di domiciliazione si firma prima o dopo l’atto costitutivo?

Prima. Lo firma la persona fisica che promuove la costituzione, di solito il futuro socio fondatore, che agisce in nome e per conto della società da costituire, indicata con la denominazione che avrà. Partita IVA, codice fiscale e gli altri dati della società si integrano dopo l’iscrizione al Registro delle Imprese.

Chi risponde del contratto prima dell’iscrizione della società?

Finché la società non è iscritta al Registro delle Imprese, chi ha firmato in suo nome risponde personalmente, in modo illimitato e solidale, delle obbligazioni assunte. Dopo l’iscrizione, se la società approva l’operazione, ne risponde anche la società, che è tenuta a sollevare chi ha agito.

Nell’atto costitutivo va indicato l’indirizzo completo della sede?

Nelle società di capitali l’atto costitutivo deve indicare il comune in cui ha sede la società; l’indirizzo completo viene comunicato al Registro delle Imprese con la domanda di iscrizione. Indicare nell’atto solo il comune lascia più flessibilità: un futuro trasferimento nello stesso comune non richiederà di modificare l’atto.

Il notaio verifica che la società abbia diritto a usare l’indirizzo?

In genere il notaio si concentra sull’atto e non approfondisce il titolo della società sull’indirizzo indicato. La responsabilità di indicare un indirizzo effettivamente utilizzabile resta dei fondatori: per questo conviene arrivare all’atto con il contratto di domiciliazione già firmato.

Posso mettere la sede a casa e spostarla in un secondo momento?

Sì, ma il trasferimento successivo richiede una nuova pratica, tempi e costi, e l’indirizzo di casa resta comunque visibile nello storico della visura. Se sai già che vorrai un indirizzo professionale, conviene sceglierlo dall’inizio.

La sede legale deve coincidere con il luogo in cui lavoro?

No. La legge consente di avere la sede legale in un luogo diverso da quello in cui si svolge l’attività, ad esempio presso un Business Center. Conta che la sede sia reale, presidiata e coerente con l’attività della società.

Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale o fiscale. Per la valutazione del caso specifico è consigliabile rivolgersi al proprio commercialista o a un notaio.